In der öffentlichen Verwaltung ist naturgemäß durch gesetzliche Anforderungen viel zu dokumentieren und aufzubewahren. In den Fachämtern existieren zahlreiche Ordner, die teilweise Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen und wegen begrenzter Stellflächen dann in ein Zentralarchiv ausgelagert werden.
Mit der Digitalisierung von Fachverfahren wie bspw. dem Rechnungsprozess sind nun die Dokumente digital und man möchte jetzt nicht wieder Papier zur Ablage erzeugen. Solche Prozesse sind oft der Auslöser für die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Als Partner der Softwarefirma LCS mit dem DMS ‚Winyard‘ bin ich sowohl technisch in der Lage die Integration zum HKR-System zu begleiten als auch die notwendigen konzeptionellen Vor- und Nacharbeiten im Winyard durchzuführen. Die Abstimmung einer einheitlichen digitalen Dokumentenablagestruktur im DMS erfordert es, sich mit jedem Amt und allen betroffenen Mitarbeitern, die bisher in Papier abgelegt haben, zusammenzusetzen und entsprechende ‚Digitale Akten‘ und Zugriffsrechte zu definieren. Diese Arbeit kann in großen Teilen durch Fernzugriff in bilateralen Online-Meetings erfolgen. Als Ergebnis liegt eine Excelstruktur vor, die direkt in Winyard importiert werden kann.
Profitieren sie von meiner langjährigen Erfahrung im Anfertigen von Lasten- und Pflichtenheften für Softwareentwicklungsprojekte bei großen Energieversorgern, wo ich die Methodenkompetenz für die Aufnahme von IT-Anforderungen erworben und perfektioniert habe (Interviewtechniken, Prozessnotationen, Entscheidungsmatrizen, Textschablonen, Dokumentenvorlagen).
Auszug aus den möglichen Winyard Dienstleistungen:
- Konzeption der Einführung (Ablagestrukturen, Rechtekonzept)
- Softwareinstallation
- Scanprozess einrichten
- Einrichtung des Posteingangs-Workflows
- Schulungen vor Ort oder Remote durchführen
- Anlaufbetreuung
- Zusätzlich erhalten meine Kunden Zugriff auf Lernvideos rund um den Workflow sowie Tipps und Tricks im Umgang mit digitalen Dokumenten
