IT-Beratung Kansok

Bauhofaufträge papierlos übergeben

Workflow-Lösung

Kennen sie das? Ob Ordnungsamt, Bauamt oder Standesamt – ihre Mitarbeiter geben regelmäßig Instandsetzungsaufträge an den Bauhof. Es werden die Aufgaben ausgedruckt, der Bauhof-Leiter holt sich regelmäßig die Aufträge im Rathaus ab, jeder beauftragende Mitarbeiter hält für sich den Bearbeitungsstatus bspw. in Excel nach und heftet irgendwann die handschriftliche Rückinformation des Bauhofs in seiner individuellen Ordnerstruktur ab. 

  • Wie wäre es, wenn es einen einfachen einheitlichen Weg der Übergabe und Dokumentation gäbe, der für alle gleich, transparent und einfach zu verfolgen wäre.
  • Wie wäre es, wenn ihre Verwaltungsmitarbeiter einfach draußen vor Ort – wenn sie spontan etwas entdecken, was in Ordnung zu bringen ist – ein Foto machen könnten, dass direkt per Mail an den Bauhof weitergeleitet wird. Voll automatisch wird eine Arbeitsaufgabe generiert,, die sie später übersichtlich in einem webbasierten Kanban-Board verfolgen können?
  • Auch ohne in dieses Board zu schauen, erhalten sie Abarbeitungs-Benachrichtigungen per Mail.
  • Ein Beratertag aus der Flatrate reicht, um das System zu installieren. 
  • Neukundenbonus: Sie bekommen die Installation geschenkt, wenn sie sich als  Neukunde für die Buchung der Jahres-Flatrate entscheiden und als Bonusleistung diese Lösung auswählen.
  • Es treten keine Lizenzkosten auf solange, sie meine Berater-Flatrate nutzen und nicht mehr als 10 namentliche Anwender im System registriert werden müssen. Auch danach können sie das System weiternutzen und müssen nur ca. 30 € pro Jahr investieren, wenn sie von laufenden Produkt-Updates der Workflow-Software profitieren wollen.
  • Das Workflow-Tool ist nicht auf diesen einen Prozess beschränkt. Es ist universell. Jeder Prozess der standardisiert linear ihr Haus durchläuft, kann in einem solchen Board abgebildet werden.
  • Wie wäre es bspw. mit der Verfolgung von Bauanträgen in einem solchen Board? Hier sind auch Mitarbeiter des Bauamts und Hauptamts mit Beurteilungsaufgaben beteiligt, was sich hervorragend in einem KANBAN-Board visualisieren und verfolgen lässt.
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Was ist die Berater-Flatrate?

Die Flatrate ist ein Zeitkontingent von einem Projekttag pro Monat, was unabhängig davon zu bezahlen ist, ob Dienstleistungen stattgefunden haben oder nicht. Nicht genutzte Zeit verfällt nicht, sondern kann angespart werden. Das aktuelle Budget kann im geschlossenen Bereich meiner Webseite jederzeit eingesehen werden.

In der Regel sind neue IT-Herausforderungen – wie zum Bsp. der Wunsch der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen die per E-Mail eingehen, nicht an einem Tag zu lösen. Oft sind es aber Teilaufgaben die nicht länger als 0,5 bis 1 Stunde dauern und das Thema wesentlich voranbringen:

    • Das Einrichten des Postfachs im Exchange-Server,
    • Die Überwachung des Postfachs durch das Sekretariat, durch Einrichtung im Outlook.
    • Das Sprechen mit dem Hersteller der Scann-Software, ob er auch ein E-Mail-Postfach überwachen kann.

Wichtig ist, dass sich darum jemand kümmert und dranbleibt. Genau dafür wird die Flaterate verbraucht.  Wichtig ist auch, dass all diese Arbeiten Remote erbracht werden können. Nur so lässt sich der günstige Tagessatz realisieren.

Sie können erkennen, dass ein Tag pro Monat eine durchaus plausible Größenordnung ist, um Kontinuität in der Abarbeitung zu erlangen.

Einmal im Monat wird ein Online-Status-Meeting mit der IT-Arbeitsgruppe durchgeführt. Hier werden neue IT-Themen diskutiert und priorisiert. In einem Kanban-Board werden die Aufgaben für alle Beteiligten visualisiert und dokumentiert. Dieses Meeting und die Dokumentation muss aus dem Budget bezahlt werden.

Die Abrechnung erfolgt Viertelstunden-genau über einen Stundenzettel als Anhang zur Monatsrechnung, der auflistet, wie sich die Aufwende auf die einzelnen Aufgaben verteilen.

Das Befassen mit neuen technischen Themen meinerseits ist meine interne Weiterbildung und wird nicht an sie abgerechnet. Erst wenn ich einen Lösungsweg real abschätzen kann, beginnt die Uhr zu ticken.

Ich beschreibe und beplane die Lösung mit Aufwenden, die entweder über das angesparte Budget der Flatrate abgedeckt sind, oder zusätzlich beauftragt werden müssen. Nachbestellt kann werden, wenn das Kontingent nicht reicht und nicht gewartet werden soll bis es automatisch angespart ist. Eine Nachbestellung macht natürlich nur Sinn, wenn ich über die Flaterate hinaus noch freie Ressourcen zur Verfügung habe.

Das Planungskonzept ist der erste Posten einer neuen Aufgabe, der aus dem Budget abgerechnet wird. Weitere Positionen im Projektverlauf sind Koordinierungs-, Umsetzungs-, Test- und Schulungsaufwand.

Allgemeines

Konditionen: Alle Preise sind Nettopreise!

Besuchertag: Egal welche Flatrate sie buchen, einmal im Jahr komme ich persönlich in ihre Verwaltung, damit auch ein zwischenmenschliches Vertrauen entstehen kann, was bei reiner Remotearbeit – trotz Videotechnik – sonst etwas auf der Strecke bleibt. Bei Neukunden ist der Besuch vor Ort die erste Aktivität, die wir gemeinsam planen und durchführen.

Geschenk: Neukunden, die eine Flatrate bestellen erhalten bis zu 3 USB-Headsets für die zu bildende Arbeitsgruppe, damit wir in Webkonferenzen effizient zusammenarbeiten können.

Testmonat für Interessenten

Um Vertrauen aufzubauen, können wir eine Testaufgabe in der Größenordnung eines Beratertages abstimmen, den ich kostenlos erbringe. Der Abarbeitungszeitraum ist begrenzt auf max. einen Monat. Dabei kann ich nicht garantieren, ob sie abgeschlossen wird, aber sie können erkennen, ob wir uns nach vorne bewegen und ob wir menschlich zusammenpassen.

Bei Interessenten, die nicht weiter als 50 Km einfache Fahrtstrecke von meinem Heimatstandort entfernt sind, komme ich für unser Auftaktgespräch persönlich vorbei. Bei allen anderen erfolgt die Abstimmung telefonisch bzw. per Webkonferenz.

Jahres-Flatrate

Bei der Jahres-Flatrate kostet der Beratertag 640 €. Die Abrechnung erfolgt monatsweise.

Neukundenbonus: Sie können sich aus dem Lösungsportfolio eine Lösung auswählen, die ich in ihrem Haus kostenfrei installiere. Näheres dazu finden sie unter Lösungen. Lösungen, die für den Neukundenbonus geeignet sind, sind dort entsprechend gekennzeichnet.

Quartals-Flatrate

Bei der Quartals-Flatrate kostet der Beratertag 740 €. Die Abrechnung erfolgt monatsweise.

Diese Flatrate stellt eine Variante dar, die ihnen ermöglicht, flexibler zu kündigen. Da ich meine Auslastung in dieser Variante schlechter planen kann, ist der Tagessatz um 100 € teurer als bei der Jahres-Flatrate.

Kündigungsbedingungen/ABO-Verlängerung

Der Vertrag muss spätestens einen Monat bei der Quartals-Flatrate bzw. 3 Monate bei der Jahres-Flatrate vor Ablauf des Buchungszeitraums schriftlich gekündigt werden. Ansonsten verlängert sich die Flatrate um ihre spezifische Laufzeit entweder um ein Quartal oder ein Jahr.

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Joget-Winyard-Demo

In diesem Video wird demonstriert, wie die Workflowsteuerung mit Winyard zusammenarbeitet.