Bescheid-Workflow für Abwasserzweckverbände mit Dokumentenablage in Winyard
Winyard ist ein intuitives DMS, dessen Handhabung sich am Windows-Datei-Explorer orientiert. Das sorgt für eine schnelle Lernkurve bei den Mitarbeitern und hohe Akzeptanz. Doch wie gelingt es, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitsdokumente zuverlässig in die digitalen Aktenstrukturen (Grundstücksakte, Maßnahmenakte etc.) einsortieren und es nicht wieder zu individuellen Ablagen wie im Dateisystem kommt?
Hier hilft die No-Code/Low-Code-Plattform Joget mit der sich beliebige Arbeitsprozesse visuell in einem Prozessdiagramm konfigurieren lassen und die über eine universelle Programm-Schnittstelle mit Winyard kommuniziert. So kann bspw. ein ‚Qualitätssicherungsschritt‘ in den Dokumentenprozess eingebaut werden, der bei einem Qualitätsprüfer vorbeikommt. Dieser kontrolliert u.a., ob vom Sachbearbeiter der richtige Aktenplatz für die Dokumentenablage gewählt wurde. Eine Rückgabeschritt zum Sachbearbeiter ermöglicht die Nachbesserung und führt zu Lerneffekten bei den Mitarbeitern, so das sich die Qualität des Gesamtprozesses nachhaltig verbessert. Für eine immer gleichartige standardisierte Aktenablage der Bescheid-Dokumente sorgt dann der kundenspezifisch eingestellte Joget-Winyard-Konnektor. Der Videolink unten auf dieser Seite vermittelt einen ersten Eindruck, wie sich die Workflowsteuerung für den Anwender mit Winyard anfühlt.
Die Joget-Lösung lässt sich hervorragend auf dem Winyard-Server integrieren. Die von Joget benötigte eigene Datenbank lässt sich auf dem von Winyard genutzten Datenbank-Server einfach mitbetreiben. Die Joget-Serverkomponenten werden parallel zu den Winyard-Serverkomponenten auf der gleichen Maschine installiert, so dass bei vorhandener ausreichender Kapazität keine zusätzliche Hardware notwendig ist. Wenn Winyard schon vorhanden ist, müssen also im Idealfall nur noch die Joget-Lizenzen und der Joget-Winyard-Konnektor beschafft werden. Ein lizenzkostenfreier Demo-Betrieb mit drei Testnutzern ist möglich.
Auf Anwenderseite bedarf es keiner Installation eines Joget-Workflow-Clients. Es reicht ein Link in Edge-Internet-Browser, der auf Windows-Clients standardmäßig verfügbar sein sollte. Es werden auch die anderen gängigen HTML5-Browser wie Chrome und Firefox unterstützt. Auf den Clients muss natürlich Winyard und ein MS-Office-Paket verfügbar sein. Es ist empfehlenswert die Arbeitsplätze mit zwei Monitoren auszustatten, so dass die Dokumentenarbeit mit Winyard auf dem einen Monitor und die Joget-Workflowsteuerung auf dem anderen Monitor laufen kann. Über den Joget-Winyard-Konnektor wird dann quasi Winyard vom Joget ‚ferngesteuert‘.
Wenn die Workflow-Schablone für Abwasserzweckverbände ohne Änderungen verwendet wird, ist die Installation an einem Tag erledigt. Realistischerweise muss man von einer Arbeitswoche ausgehen, da noch Absprachen zum Aktenaufbau, den Rollen der Mitarbeiter und zur IT-Infrastruktur abgestimmt werden müssen. Sollten Änderungen am Workflowablauf und Inhalt gewünscht sein, so sind diese in der Regel ohne Anpassungsprogrammierung konfigurierbar. Es kommen noch Schulungs- und Anlaufbetreuungsaufwende hinzu, deren Umfang sich nach der Nutzerzahl richtet.
Die Erweiterungsmöglichkeiten sind vielfältig. Der Workflow kann im Ablauf über einen grafischen Prozesseditor angepasst werden. Es können organisationsspezifische Informationen an den Bescheid-Vorgängen erfasst werden wie bspw. eine Auftragsnummer oder Kundennummer. Berichte über die Vorgangsverteilung sind konfigurierbar.
Suchfilter für Auskunftszwecke und vieles mehr sind einstellbar.
Es sind Interaktionen bspw. auch mit weiteren Systemen wie GIS oder HKR-Software umsetzbar. Hier ist man davon abhängig, welche Schnittstellen die Softwarehersteller solcher Systeme zur Verfügung stellen.
„Der Abwasserzweckverband „Espenhain“ als kommunale Körperschaft des öffentlichen Rechts hat in seiner Verwaltung das DMS „Winyard“ eingeführt. Der Software wurde parallel ein Workflowsystem zur effizienten Bearbeitung dokumentenbasierter Verwaltungsvorgänge sowie ein elektronischer Rechnungseingang beigestellt. Anderenfalls hätte der Erfolg des Projektes in Frage gestanden.
Herr Kansok hat die Projektumsetzung mit seinem umfangreichen Fachwissen tatkräftig begleitet, Problemlösungen angeboten und die Schulung unserer Beschäftigten durchgeführt.
Den Dienstleister konnten wir aufgrund einer Hinweisgabe aus den Reihen unserer Verbandsgemeinden gewinnen. Hierüber sind wir sehr dankbar, da Herr Kansok mit seiner ruhigen und besonnenen Art, aber auch mit der notwendigen Konsequenz, unsere Projekte vorantrieb und so zum Erfolg im erheblichen Maße beitrug.
Aufgrund unserer außerordentlich guten Erfahrungen und seiner hohen Zuverlässigkeit ist Herr Kansok nun mit dem Support der Systeme beauftragt, die zusammen mit ihm einen weiteren Ausbau erfahren sollen. Wir können uns auch sehr gut vorstellen, in der Zukunft weitere Projekte mit ihm in Angriff zu nehmen.“
Sven Lindstedt
Geschäftsführer AZV-Espenhain
