IT-Beratung Kansok

Überfällige Rechnungen aus H&H auf einen Blick

Berichts-Lösung

Ist es ihnen schon passiert, dass sie Mahnungen von ihren Dienstleistern erhalten haben, weil Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt wurden?  Um das zu verhindern müssen sie regelmäßig die überfälligen Rechnungen im H&H-Postmanagement recherchieren. Das ist recht aufwendig, da sie jedes Postbuch öffnen, überfällige Rechnungen filtern und dann nach Excel exportieren müssen. Im Excel führen sie dann diese Einzelauswertungen manuell wieder zu einer Gesamtübersicht zusammen.

Profitieren sie von den Möglichkeiten der Datenvisualisierung mit Power BI von Microsoft und starten sie kostenlos nur mit dem Berichtsdesigner.

  • In Echtzeit bekommen sie die Daten als interaktives Dashboard angezeigt.
  • Sie können sich in einzelne Postbücher oder in einem bestimmten Zeitraum hinein navigieren. Die Daten werden entsprechend gefiltert und auch grafisch aufbereitet.
  • Aus dem Dashboard können die Daten gefiltert oder als Gesamtübersicht mit wenigen Klicks nach Excel exportiert werden. So können sie an andere Mitarbeiter weiter verteilt werden.
  • Ein Beratertag aus der Flatrate reicht, um das System zu installieren.
  • Neukundenbonus: Sie bekommen die Installation geschenkt, wenn sie sich als  Neukunde für die Buchung der Jahres-Flatrate entscheiden und als Bonusleistung diese Lösung auswählen.
  • Es treten keine Lizenzkosten auf solange sie nur den Berichtsdesigner verwenden.
  • Automatische Verteilung: des Berichtes und Direktzugriff auf die interaktiven Dashboards über Desktop-PC/Tablet/Smartphone durch Nutzung der Microsoft-Cloud, Datenschutz- konforme Speicherung in der Cloud auch speziell BSI-zertifiziert für deutsche Behörden (siehe BSI-Zertifizierung der Microsoft-Deutschland-Cloud), Für die Cloud-Nutzung müssen pro Nutzer ca. 10 € pro Monat Cloud-Gebühr eingeplant werden. Dafür kann jeder weitere Bericht diese Infrastruktur ohne Mehrkosten mitnutzen. Mit nur zwei Cloud-Lizenzen unter gewissen Einschränkungen in der Personalisierung lassen sich Berichte automatisiert verteilen.
  • Individuelle Berichtsanpassungen In der Basisinstallation des Berichtes ist nur die Logo-Anpassung enthalten. Weitere individuelle  Anpassungen wie bspw. der Filterung nach Ämtern entsprechend ihre Postbuchstruktur sind typische Anpassungen, die wir im Rahmen der Berater-Flatrate umsetzen können.
  • Vorbereitet für weitere Berichte: Natürlich können beliebig weitere Berichte in der Infrastruktur veröffentlicht werden, die ich ihnen gern über die Berater-Flatrate erstelle.
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Was ist die Berater-Flatrate?

Die Flatrate ist ein Zeitkontingent von einem Projekttag pro Monat, was unabhängig davon zu bezahlen ist, ob Dienstleistungen stattgefunden haben oder nicht. Nicht genutzte Zeit verfällt nicht, sondern kann angespart werden. Das aktuelle Budget kann im geschlossenen Bereich meiner Webseite jederzeit eingesehen werden.

In der Regel sind neue IT-Herausforderungen – wie zum Bsp. der Wunsch der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen die per E-Mail eingehen, nicht an einem Tag zu lösen. Oft sind es aber Teilaufgaben die nicht länger als 0,5 bis 1 Stunde dauern und das Thema wesentlich voranbringen:

    • Das Einrichten des Postfachs im Exchange-Server,
    • Die Überwachung des Postfachs durch das Sekretariat, durch Einrichtung im Outlook.
    • Das Sprechen mit dem Hersteller der Scann-Software, ob er auch ein E-Mail-Postfach überwachen kann.

Wichtig ist, dass sich darum jemand kümmert und dranbleibt. Genau dafür wird die Flaterate verbraucht.  Wichtig ist auch, dass all diese Arbeiten Remote erbracht werden können. Nur so lässt sich der günstige Tagessatz realisieren.

Sie können erkennen, dass ein Tag pro Monat eine durchaus plausible Größenordnung ist, um Kontinuität in der Abarbeitung zu erlangen.

Einmal im Monat wird ein Online-Status-Meeting mit der IT-Arbeitsgruppe durchgeführt. Hier werden neue IT-Themen diskutiert und priorisiert. In einem Kanban-Board werden die Aufgaben für alle Beteiligten visualisiert und dokumentiert. Dieses Meeting und die Dokumentation muss aus dem Budget bezahlt werden.

Die Abrechnung erfolgt Viertelstunden-genau über einen Stundenzettel als Anhang zur Monatsrechnung, der auflistet, wie sich die Aufwende auf die einzelnen Aufgaben verteilen.

Das Befassen mit neuen technischen Themen meinerseits ist meine interne Weiterbildung und wird nicht an sie abgerechnet. Erst wenn ich einen Lösungsweg real abschätzen kann, beginnt die Uhr zu ticken.

Ich beschreibe und beplane die Lösung mit Aufwenden, die entweder über das angesparte Budget der Flatrate abgedeckt sind, oder zusätzlich beauftragt werden müssen. Nachbestellt kann werden, wenn das Kontingent nicht reicht und nicht gewartet werden soll bis es automatisch angespart ist. Eine Nachbestellung macht natürlich nur Sinn, wenn ich über die Flaterate hinaus noch freie Ressourcen zur Verfügung habe.

Das Planungskonzept ist der erste Posten einer neuen Aufgabe, der aus dem Budget abgerechnet wird. Weitere Positionen im Projektverlauf sind Koordinierungs-, Umsetzungs-, Test- und Schulungsaufwand.

Allgemeines

Konditionen: Alle Preise sind Nettopreise!

Besuchertag: Egal welche Flatrate sie buchen, einmal im Jahr komme ich persönlich in ihre Verwaltung, damit auch ein zwischenmenschliches Vertrauen entstehen kann, was bei reiner Remotearbeit – trotz Videotechnik – sonst etwas auf der Strecke bleibt. Bei Neukunden ist der Besuch vor Ort die erste Aktivität, die wir gemeinsam planen und durchführen.

Geschenk: Neukunden, die eine Flatrate bestellen erhalten bis zu 3 USB-Headsets für die zu bildende Arbeitsgruppe, damit wir in Webkonferenzen effizient zusammenarbeiten können.

Testmonat für Interessenten

Um Vertrauen aufzubauen, können wir eine Testaufgabe in der Größenordnung eines Beratertages abstimmen, den ich kostenlos erbringe. Der Abarbeitungszeitraum ist begrenzt auf max. einen Monat. Dabei kann ich nicht garantieren, ob sie abgeschlossen wird, aber sie können erkennen, ob wir uns nach vorne bewegen und ob wir menschlich zusammenpassen.

Bei Interessenten, die nicht weiter als 50 Km einfache Fahrtstrecke von meinem Heimatstandort entfernt sind, komme ich für unser Auftaktgespräch persönlich vorbei. Bei allen anderen erfolgt die Abstimmung telefonisch bzw. per Webkonferenz.

Jahres-Flatrate

Bei der Jahres-Flatrate kostet der Beratertag 640 €. Die Abrechnung erfolgt monatsweise.

Neukundenbonus: Sie können sich aus dem Lösungsportfolio eine Lösung auswählen, die ich in ihrem Haus kostenfrei installiere. Näheres dazu finden sie unter Lösungen. Lösungen, die für den Neukundenbonus geeignet sind, sind dort entsprechend gekennzeichnet.

Quartals-Flatrate

Bei der Quartals-Flatrate kostet der Beratertag 740 €. Die Abrechnung erfolgt monatsweise.

Diese Flatrate stellt eine Variante dar, die ihnen ermöglicht, flexibler zu kündigen. Da ich meine Auslastung in dieser Variante schlechter planen kann, ist der Tagessatz um 100 € teurer als bei der Jahres-Flatrate.

Kündigungsbedingungen/ABO-Verlängerung

Der Vertrag muss spätestens einen Monat bei der Quartals-Flatrate bzw. 3 Monate bei der Jahres-Flatrate vor Ablauf des Buchungszeitraums schriftlich gekündigt werden. Ansonsten verlängert sich die Flatrate um ihre spezifische Laufzeit entweder um ein Quartal oder ein Jahr.

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