Dokumentenmanagement

In der öffentlichen Verwaltung ist naturgemäß durch gesetzliche Anforderungen viel zu dokumentieren und aufzubewahren. In den Fachämtern existieren zahlreiche Ordner, die teilweise Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen und wegen begrenzter Stellflächen dann in ein Zentralarchiv ausgelagert werden.

Mit der Digitalisierung von Fachverfahren wie bspw. dem Rechnungsprozess sind nun die Dokumente digital und man möchte jetzt nicht wieder Papier zur Ablage erzeugen. Solche Prozesse sind oft der Auslöser für die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Als Partner der Softwarefirma LCS mit dem DMS ‚Winyard‘ bin ich sowohl technisch in der Lage die Integration zum HKR-System zu begleiten als auch die notwendigen konzeptionellen Vor- und Nacharbeiten im Winyard durchzuführen. Die Abstimmung einer einheitlichen digitalen Dokumentenablagestruktur im DMS erfordert es, sich mit jedem Amt und allen betroffenen Mitarbeitern, die bisher in Papier abgelegt haben, zusammenzusetzen und entsprechende ‚Digitale Akten‘ und Zugriffsrechte zu definieren. Diese Arbeit kann in großen Teilen durch Fernzugriff in bilateralen Online-Meetings erfolgen. Als Ergebnis liegt eine Excelstruktur vor, die direkt in Winyard importiert werden kann.

Profitieren sie von meiner langjährigen Erfahrung im Anfertigen von Lasten- und Pflichtenheften für Softwareentwicklungsprojekte bei großen Energieversorgern, wo ich die Methodenkompetenz für die Aufnahme von IT-Anforderungen erworben und perfektioniert habe (Interviewtechniken, Prozessnotationen, Entscheidungsmatrizen, Textschablonen, Dokumentenvorlagen).

Auszug aus den möglichen Winyard Dienstleistungen:

Was ist die Berater-Flatrate?

Die Flatrate ist ein Zeitkontingent von einem Projekttag pro Monat, was unabhängig davon zu bezahlen ist, ob Dienstleistungen stattgefunden haben oder nicht. Nicht genutzte Zeit verfällt nicht, sondern kann angespart werden. Das aktuelle Budget kann im geschlossenen Bereich meiner Webseite jederzeit eingesehen werden.

In der Regel sind neue IT-Herausforderungen – wie zum Bsp. der Wunsch der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen die per E-Mail eingehen, nicht an einem Tag zu lösen. Oft sind es aber Teilaufgaben die nicht länger als 0,5 bis 1 Stunde dauern und das Thema wesentlich voranbringen:

    • Das Einrichten des Postfachs im Exchange-Server,
    • Die Überwachung des Postfachs durch das Sekretariat, durch Einrichtung im Outlook.
    • Das Sprechen mit dem Hersteller der Scann-Software, ob er auch ein E-Mail-Postfach überwachen kann.

Wichtig ist, dass sich darum jemand kümmert und dranbleibt. Genau dafür wird die Flaterate verbraucht.  Wichtig ist auch, dass all diese Arbeiten Remote erbracht werden können. Nur so lässt sich der günstige Tagessatz realisieren.

Sie können erkennen, dass ein Tag pro Monat eine durchaus plausible Größenordnung ist, um Kontinuität in der Abarbeitung zu erlangen.

Einmal im Monat wird ein Online-Status-Meeting mit der IT-Arbeitsgruppe durchgeführt. Hier werden neue IT-Themen diskutiert und priorisiert. In einem Kanban-Board werden die Aufgaben für alle Beteiligten visualisiert und dokumentiert. Dieses Meeting und die Dokumentation muss aus dem Budget bezahlt werden.

Die Abrechnung erfolgt Viertelstunden-genau über einen Stundenzettel als Anhang zur Monatsrechnung, der auflistet, wie sich die Aufwende auf die einzelnen Aufgaben verteilen.

Das Befassen mit neuen technischen Themen meinerseits ist meine interne Weiterbildung und wird nicht an sie abgerechnet. Erst wenn ich einen Lösungsweg real abschätzen kann, beginnt die Uhr zu ticken.

Ich beschreibe und beplane die Lösung mit Aufwenden, die entweder über das angesparte Budget der Flatrate abgedeckt sind, oder zusätzlich beauftragt werden müssen. Nachbestellt kann werden, wenn das Kontingent nicht reicht und nicht gewartet werden soll bis es automatisch angespart ist. Eine Nachbestellung macht natürlich nur Sinn, wenn ich über die Flaterate hinaus noch freie Ressourcen zur Verfügung habe.

Das Planungskonzept ist der erste Posten einer neuen Aufgabe, der aus dem Budget abgerechnet wird. Weitere Positionen im Projektverlauf sind Koordinierungs-, Umsetzungs-, Test- und Schulungsaufwand.

Allgemeines

Konditionen: Alle Preise sind Nettopreise!

Besuchertag: Egal welche Flatrate sie buchen, einmal im Jahr komme ich persönlich in ihre Verwaltung, damit auch ein zwischenmenschliches Vertrauen entstehen kann, was bei reiner Remotearbeit – trotz Videotechnik – sonst etwas auf der Strecke bleibt. Bei Neukunden ist der Besuch vor Ort die erste Aktivität, die wir gemeinsam planen und durchführen.

Geschenk: Neukunden, die eine Flatrate bestellen erhalten bis zu 3 USB-Headsets für die zu bildende Arbeitsgruppe, damit wir in Webkonferenzen effizient zusammenarbeiten können.

Testmonat für Interessenten

Um Vertrauen aufzubauen, können wir eine Testaufgabe in der Größenordnung eines Beratertages abstimmen, den ich kostenlos erbringe. Der Abarbeitungszeitraum ist begrenzt auf max. einen Monat. Dabei kann ich nicht garantieren, ob sie abgeschlossen wird, aber sie können erkennen, ob wir uns nach vorne bewegen und ob wir menschlich zusammenpassen.

Bei Interessenten, die nicht weiter als 50 Km einfache Fahrtstrecke von meinem Heimatstandort entfernt sind, komme ich für unser Auftaktgespräch persönlich vorbei. Bei allen anderen erfolgt die Abstimmung telefonisch bzw. per Webkonferenz.

Jahres-Flatrate

Bei der Jahres-Flatrate kostet der Beratertag 500 €. Die Abrechnung erfolgt monatsweise.

Neukundenbonus: Sie können sich aus dem Lösungsportfolio eine Lösung auswählen, die ich in ihrem Haus kostenfrei installiere. Näheres dazu finden sie unter Lösungen. Lösungen, die für den Neukundenbonus geeignet sind, sind dort entsprechend gekennzeichnet.

Quartals-Flatrate

Bei der Quartals-Flatrate kostet der Beratertag 600 €. Die Abrechnung erfolgt monatsweise.

Diese Flatrate stellt eine Variante dar, die ihnen ermöglicht, flexibler zu kündigen. Da ich meine Auslastung in dieser Variante schlechter planen kann, ist der Tagessatz um 100 € teurer als bei der Jahres-Flatrate.

Kündigungsbedingungen/ABO-Verlängerung

Der Vertrag muss spätestens einen Monat bei der Quartals-Flatrate bzw. 3 Monate bei der Jahres-Flatrate vor Ablauf des Buchungszeitraums schriftlich gekündigt werden. Ansonsten verlängert sich die Flatrate um ihre spezifische Laufzeit entweder um ein Quartal oder ein Jahr.