Ich sorge dafür, dass Digitalisierung passiert und alle ihre Mitarbeiter mitgenommen werden. Das heißt, wir holen jeden dort ab, wo er steht und führen ihn in seinem Tempo an die neuen Technologien heran. Ich bin der Kümmerer, der am Ball bleibt.
Dieses Angebot richtet sich im besonderen an alle Kommunen, die keinen eigenen IT-Spezialisten beschäftigen und ihre IT-Infrastruktur durch ein externes IT-Systemhaus betreuen lassen. In einer solchen Konstellation ist die Grundversorgung mit IT-Infrastruktur (PC, Server, Netz) sichergestellt. Die Optimierung der Fachverfahren im Sinne der politisch gewünschten Digitalisierung gehört in der Regel nicht zu den Aufgabenschwerpunkten von IT-Systemhäusern. Hier ist die Kommune oft auf sich allein gestellt. Wenn sich kein IT-affiner Mitarbeiter mit freien Ressourcen findet, bleibt dieses Thema oftmals auf der Strecke. Hier setzt mein Dienstleistungsangebot an. Ich kümmere mich darum, dass die Digitalisierung in ihrem Haus voran kommt. Wenn das interessant für sie ist und sie wissen wollen, wie ich dabei vorgehe, dann sollten sie jetzt hier weiterlesen …
Digitalisierung beginnt mit dem Verständnis ihrer Fachprozesse. Daraus IT-Anforderungen abzuleiten, Lasten – und Pflichtenhefte zu erarbeiten und die zu beteiligenden IT-Firmen bei der Umsetzung zu koordinieren, gehört zu meinen Kernkompetenzen. Natürlich lege ich als gelernter IT-ler auch selbst bei der Konfiguration der Systeme Hand an, wenn ich durch Weiterbildung und Partnerschaften über das notwendige technische Spezialwissen verfüge..
Der Rechnungsprozess ist ein Standardszenario der Prozessoptimierung mittels Digitalisierung. Technisch werden solche Fachprozesse durch Workflowsysteme abgebildet. Mit der X-Rechnung …
Den Mitarbeitern beim Umgang mit neuen Technologien, die Berührungsängste zu nehmen, ist eine wichtige Maßnahme, um bei der Digitalisierung erfolgreich zu sein. Durch Fernsupport, Online-Schulungen, eine Online-Bibliothek …
Rechtzeitig kritische Entwicklungen erkennen, um proaktiv handeln zu können, ist ein Muss für erfolgreiches Management. Interaktive Berichte mit Echtzeit-Daten aus verschieden Systemen als Dashboard auf dem PC oder dem Smartphone …
Die Kernsysteme, die in vielen kleinen Kommunen im Einsatz sind, haben zahlreiche Schnittstellen untereinander. Entsprechend ihrer konkreten Prozesse müssen technische Schnittstellen spezifiziert und konfiguriert werden. Hier übersetzte ich den Fachwunsch in die Techniksprache der Softwarehersteller und führe auch selbst Konfigurationsanpassungen durch. Ich habe Partnerschaften mit führenden Softwareherstellern in diesem Bereich geschlossen und auch entsprechende Ausbildungen durchlaufen.
Das Herzstück jeder Verwaltung ist eine HKR-Software, wo alle Finanzströme der Kommune geplant und überwacht werden. Meine Partnerschaft mit H&H ermöglicht es mir, sie insbesondere beim Anordnungsworkflow zu begleiten …
Als Partner der Softwarefirma LCS mit dem DMS ‚Winyard‘ bin ich befähigt, dass System einzuführen und zu betreuen, als auch die Integration zum HKR-System zu begleiten. Scanprozess, Posteingangsworkflow sind typische Meilensteine …
Das automatische Verteilen von Anwendungs-Benachrichtigungen erfolgt über das Mailsystem ‚Exchange‘. Ich verfüge über die Kompetenzen diese Konfigurationen vorzunehmen. Clientseitig kann durch Outlook-Regeln vieles vereinfacht werden …
In den Kundenprojekten entstehen Lösungen, die ich meiner ganzen Kommunalen Community anbieten möchte. Diese Lösungen nutzen in der Regel die Software-Infrastruktur, die sie bereits im Haus haben. Wenn ich neue Tools einführe, dann sind die Lizenzkosten so gering, dass ich sie ihnen – solange, sie meine Berater-Flatrate nutzen – kostenfrei in produktspezifischen Grenzen überlassen kann.
Die Verwaltung gibt dem Bauhof die nicht planbaren Arbeitsaufgaben oft noch in Papier weiter und muss die Ergebnisse auch in Papier nachhalten. Mittels eines Kanban-Boards (bekannt als agile Managementmethode) kann jetzt jedes Fachamt den Bauhof papierlos Arbeitsaufträge erteilen …
Überfällige Rechnungen aus dem H&H-Postmanagement auf einen Blick – interaktives Dashboard mit Datenfiltern und Diagrammen – Excelexport zur Weiterverteilung im Haus – in der Basisversion keine Softwarekosten – nur Installation und Konfiguration des Berichtes …
Mit OneNote zum eigenen Intranet. Nutzen sie diesen oft unbekannten Schatz in ihrer Office-Suite, um internes Prozesswissen zu teilen, technische Dokumentationen zugänglich zu machen und reichern sie alles mit multimedialen Inhalten aus dem Internet an. So können sie Lernvideos aus meiner Onlinebibliothek mit Tipps und Tricks zu H&H/Winyard & Co einbinden …
Wir sind froh, dass wir auf Herrn Kansok getroffen sind. Mit seiner Hilfe konnten wir die Digitalisierung der Verwaltung zügig beginnen. Er hat uns u.a. bei der Einführung des digitalen Rechnungsworkflows, der Einführung des DMS und des elektronischen Postmanagements tatkräftig unterstützt. Mit seiner angenehmen und ruhigen Art ist es ihm gelungen, alle Mitarbeiter bei diesen Themen mitzunehmen. Durch die Implementierung der von ihm entwickelten Tools für das Rechnungswesen und den Bauhof sind ein besseres Controlling und schnellere Arbeitsabläufe möglich. Gemeinsam mit Herrn Kansok werden wir auch künftig an der weiteren Entwicklung der digitalen Verwaltung arbeiten.
Der Abwasserzweckverband „Espenhain“ als kommunale Körperschaft des öffentlichen Rechts hat in seiner Verwaltung das DMS „Winyard“ eingeführt. Der Software wurde parallel ein Workflowsystem zur effizienten Bearbeitung dokumentenbasierter Verwaltungsvorgänge sowie ein elektronischer Rechnungseingang beigestellt. Anderenfalls hätte der Erfolg des Projektes in Frage gestanden.
Herr Kansok hat die Projektumsetzung mit seinem umfangreichen Fachwissen tatkräftig begleitet, Problemlösungen angeboten und die Schulung unserer Beschäftigten durchgeführt.
Den Dienstleister konnten wir aufgrund einer Hinweisgabe aus den Reihen unserer Verbandsgemeinden gewinnen. Hierüber sind wir sehr dankbar, da Herr Kansok mit seiner ruhigen und besonnenen Art, aber auch mit der notwendigen Konsequenz, unsere Projekte vorantrieb und so zum Erfolg im erheblichen Maße beitrug.
Aufgrund unserer außerordentlich guten Erfahrungen und seiner hohen Zuverlässigkeit ist Herr Kansok nun mit dem Support der Systeme beauftragt, die zusammen mit ihm einen weiteren Ausbau erfahren sollen. Wir können uns auch sehr gut vorstellen, in der Zukunft weitere Projekte mit ihm in Angriff zu nehmen.
Die Flatrate ist ein Zeitkontingent von einem Projekttag pro Monat, was unabhängig davon zu bezahlen ist, ob Dienstleistungen stattgefunden haben oder nicht. Nicht genutzte Zeit verfällt nicht, sondern kann angespart werden. Das aktuelle Budget kann im geschlossenen Bereich meiner Webseite jederzeit eingesehen werden.
In der Regel sind neue IT-Herausforderungen – wie zum Bsp. der Wunsch der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen die per E-Mail eingehen, nicht an einem Tag zu lösen. Oft sind es aber Teilaufgaben die nicht länger als 0,5 bis 1 Stunde dauern und das Thema wesentlich voranbringen:
Wichtig ist, dass sich darum jemand kümmert und dranbleibt. Genau dafür wird die Flaterate verbraucht. Wichtig ist auch, dass all diese Arbeiten Remote erbracht werden können. Nur so lässt sich der günstige Tagessatz realisieren.
Sie können erkennen, dass ein Tag pro Monat eine durchaus plausible Größenordnung ist, um Kontinuität in der Abarbeitung zu erlangen.
Einmal im Monat wird ein Online-Status-Meeting mit der IT-Arbeitsgruppe durchgeführt. Hier werden neue IT-Themen diskutiert und priorisiert. In einem Kanban-Board werden die Aufgaben für alle Beteiligten visualisiert und dokumentiert. Dieses Meeting und die Dokumentation muss aus dem Budget bezahlt werden.
Die Abrechnung erfolgt Viertelstunden-genau über einen Stundenzettel als Anhang zur Monatsrechnung, der auflistet, wie sich die Aufwende auf die einzelnen Aufgaben verteilen.
Das Befassen mit neuen technischen Themen meinerseits ist meine interne Weiterbildung und wird nicht an sie abgerechnet. Erst wenn ich einen Lösungsweg real abschätzen kann, beginnt die Uhr zu ticken.
Ich beschreibe und beplane die Lösung mit Aufwenden, die entweder über das angesparte Budget der Flatrate abgedeckt sind, oder zusätzlich beauftragt werden müssen. Nachbestellt kann werden, wenn das Kontingent nicht reicht und nicht gewartet werden soll bis es automatisch angespart ist. Eine Nachbestellung macht natürlich nur Sinn, wenn ich über die Flaterate hinaus noch freie Ressourcen zur Verfügung habe.
Das Planungskonzept ist der erste Posten einer neuen Aufgabe, der aus dem Budget abgerechnet wird. Weitere Positionen im Projektverlauf sind Koordinierungs-, Umsetzungs-, Test- und Schulungsaufwand.
Konditionen: Alle Preise sind Nettopreise!
Besuchertag: Egal welche Flatrate sie buchen, einmal im Jahr komme ich persönlich in ihre Verwaltung, damit auch ein zwischenmenschliches Vertrauen entstehen kann, was bei reiner Remotearbeit – trotz Videotechnik – sonst etwas auf der Strecke bleibt. Bei Neukunden ist der Besuch vor Ort die erste Aktivität, die wir gemeinsam planen und durchführen.
Geschenk: Neukunden, die eine Flatrate bestellen erhalten bis zu 3 USB-Headsets für die zu bildende Arbeitsgruppe, damit wir in Webkonferenzen effizient zusammenarbeiten können.
Um Vertrauen aufzubauen, können wir eine Testaufgabe in der Größenordnung eines Beratertages abstimmen, den ich kostenlos erbringe. Der Abarbeitungszeitraum ist begrenzt auf max. einen Monat. Dabei kann ich nicht garantieren, ob sie abgeschlossen wird, aber sie können erkennen, ob wir uns nach vorne bewegen und ob wir menschlich zusammenpassen.
Bei Interessenten, die nicht weiter als 50 Km einfache Fahrtstrecke von meinem Heimatstandort entfernt sind, komme ich für unser Auftaktgespräch persönlich vorbei. Bei allen anderen erfolgt die Abstimmung telefonisch bzw. per Webkonferenz.
Bei der Jahres-Flatrate kostet der Beratertag 640 €. Die Abrechnung erfolgt monatsweise.
Neukundenbonus: Sie können sich aus dem Lösungsportfolio eine Lösung auswählen, die ich in ihrem Haus kostenfrei installiere. Näheres dazu finden sie unter Lösungen. Lösungen, die für den Neukundenbonus geeignet sind, sind dort entsprechend gekennzeichnet.
Bei der Quartals-Flatrate kostet der Beratertag 740 €. Die Abrechnung erfolgt monatsweise.
Diese Flatrate stellt eine Variante dar, die ihnen ermöglicht, flexibler zu kündigen. Da ich meine Auslastung in dieser Variante schlechter planen kann, ist der Tagessatz um 100 € teurer als bei der Jahres-Flatrate.
Der Vertrag muss spätestens einen Monat bei der Quartals-Flatrate bzw. 3 Monate bei der Jahres-Flatrate vor Ablauf des Buchungszeitraums schriftlich gekündigt werden. Ansonsten verlängert sich die Flatrate um ihre spezifische Laufzeit entweder um ein Quartal oder ein Jahr.
Hinweise:
Die Details zu den Buchungskonditionen entnehmen sie bitte der Seite ‚Was ist die Berater-Flatrate‘ und dort speziell dem Abschnitt Buchungsvarianten.
Bei Fragen können Sie mich gern auch über die 015227545307 anrufen.
In diesem Video wird demonstriert, wie die Workflowsteuerung mit Winyard zusammenarbeitet.
